Abonnés

Présentation générale

Ce module gère les informations administratives concernant des clients réguliers appelés 'Abonné'.

L'abonné est un client privilégié soit:

- en facturation différé (paiement par facturation fin de mois)

- et/ou un utilisateur régulier du service de vos taxis

Vous pouvez donc personnaliser le lien entre le standard et les besoins/contraintes de votre client.

Il permet de gérer au quotidien :

- le stockage des différentes adresses de prise en charge du client et ses destinations.

- le stockage de leur spécificités de courses.

- l'affichage du nombre de courses effectuées par l'abonné par mois sur deux ans.

- l'autorisation ou la suspension administrative.

- la restriction ou l'interdiction de prise de course par créneau horaire

- divers paramétrages liés au service des courses (confirmation d'office, rappel du client qd chauffeur sur place….)

Fiche de l'Abonné: Description

Fichier de base > Abonnés> mise à jour

Gestion des services/adresses de l'abonné

Chaque abonné a au moins une adresse par défaut. C'est l'adresse ' 1'. Elle est l'adresse de référence sur laquelle est stockée:

- La Date d'entrée / Date de sortie & Top appel (autorisation de saisie de course client)

- La spécificité de paiement différé si nécessaire: Cette spécificité (91-PRC en général) indique si le client peut prendre des courses en compte.

D'autres adresses peuvent être créées. Elles doivent avoir un code adresse alphanumérique, contenant des lettres ou des chiffres.

Les adresses secondaires (autres que ' 1') sont stockées avec leurs propres informations administratives à l'exclusion :

- du Top appel

- de la spécificité paiement différé

Zones écrans:

Code Abonné : il est unique pour chaque abonné et est formé de 4 caractères alphanumériques.

N°service : défini en fonction des besoins de l'abonné;

Lors de la création d'un abonné, sa valeur par défaut est " 1".

Le service sert:

1) Si l'abonné est régulier, Le service est un code qui qualifie l'adresse de prise en charge.le chiffre peut correspondre

à une de ses différentes adresses, ou à des lieux choisis.

exemple:

Code abonné AXYG (pour Axygest)

Adresse ' 1' (obligatoire)

Adresse 'ALL.G' (de l'entreprise à la gare)

Adresse 'RET_G' (de la gare à l'entreprise)

2) Si c'est un client en compte, il peut, entre autres, correspondre à une adresse associée à un de ses différents services en interne.

Code abonné AXYG (pour Axygest)

Adresse ' 1' (obligatoire)

Adresse 'S.I' (servie informatique)

Adresse 'ACHA' (service des achats)

Adresse 'ADM' (service administratifs)

Civilité : CHU, CLInique, HOPital, HOTel, MLE (mademoiselle) , MME ( madame), MR (monsieur)

D'autres peuvent être ajoutées dans Fichier de base > abonné > Civilités

Adresse de prise en charge

Chaque abonné a au moins une adresse par défaut. C'est l'adresse ' 1'. Elle est l'adresse de référence.

Ce module reçoit la saisie de l'adresse de prise en charge et contrôle la cohérence de l'adresse.

Cette cohérence se fait par rapport aux données enregistrées sur les villes et les voies par chaque standard.

(Voir module Villes/Voies/Secteurs)

Secteur de substitution :

S'il est vide, le secteur de l'adresse par défaut s'impose.

Sinon, le secteur de substitution remplace la combinaison de distribution par un ordre particulier.

On utilise le secteur de substitution quand on veut distribuer une adresse précise d'une manière très différente des autres adresses environnante.

En pratique, le cas principal est d'éviter que certains chauffeurs 'planquent' près d'une adresse, la distribution est substitué pour effectuer un mode de distribution aléatoire (voir distribution aléatoire)

Adresses de destination

A chaque Adresse de prise en charge peut être ajouté une adresse de destination, si le client connaît l'endroit de sa dépose.

Ce principe permet d'élaborer des tournées.

(Si les tournées sont liées à la facturation, utilisez la fonction de création de tournée en facturation).

Zone écrans:

Adresse de destination : Elle est facultative. Si la saisie est effectuée, une cohérence se fait par rapport aux données enregistrées sur les villes et les voies par chaque standard.

Informations

Zones écrans

Onglet 1- Service de l'abonné (pour l'adresse saisie)

Les services de l'abonné sont considérés comme des avantages au client pour gérer à son avantage les courses qu'il va effectuer.

Ces services sont parfois conditionnés au paiement de frais de gestion, en fonction de chaque central d'apppel.

Zones écran

Priorité à l'affectation : Il s'agit d'un temps en minutes ajouter à la sortie de la course qui donne un avantage temps à cette course.

En effet, les courses sont empilés dans le temps au fur et à mesure de leur sortie. En fonction de cette chronologie, elles sont distribuées.

Si un avantage temps est donnée la course montera plus haut dans la pile d'attente et sera traité en priorité.

Sur appel simple : donne une priorité temporaire en minutes sur les affectations des courses directes.

Sur réservation temporaire : donne une priorité en minutes sur les affectations des réservations temporaires.

Si la priorité est > à 1 minute, Les minutes se cumuleront + le temps d'anticipation déjà défini.

Sur réservation permanente : donne une priorité en minutes sur les affectations des réservations permanentes.

Si la priorité est > à 1 minute, Les minutes se cumuleront + le temps d'anticipation déjà défini.

Saisie d'appels: Service obligatoire : L'opérateur, au préalable, demande à l'abonné son code service et mot de passe avant de

pouvoir lui réserver une course.

Saisie d'appels: Infos de facturations :

- Autoriser la saisie de la zone infos facturation si la course n'est pas en paiement différé.

- Saisie des infos facturations obligatoire: Oblige l'opérateur à saisir une information dans la zone 'infos facturations'.

Famille (regroupement d'abonnées)

- code de la famille : l'abonné peut regrouper sous un même code différentes adresses pour ses besoins en statistiques.

Les familles peuvent être créées à fichier de base > abonnés > famille > mise à jour

- Pour exploiter cette fonction menu Fichier de base > Abonné > Edition générale des abonnés

Demander à l'édition la famille que vous souhaitez éditer

Code de restriction : permet de gérer ce à quoi a droit l'abonné. Voir gestion des restrictions

Refus par le chauffeur: Refus non pénalisant (O/N)

O : Le refus n'est pas pénalisant

N : Le refus est pénalisant

Un abonné peut être considéré comme difficile à gérer. Le refus de course d'un chauffeur sur cet abonné peut être alors considéré non pénalisant. En activant ce paramètre, aucune pénalité n'est appliquée.

Gestion des bons gratuits

Le système peut gérer le nombre de bons gratuits attribués en fonction du nombre de points obtenus

Voir Supervision > Paramétrage > 1 Paramétres généraux > Courses gratuites

2 paramètres:

- Nombre de bons gratuits attribués, Nombre de points en cours :

- Résume le nombre de bons gratuits qui ont déjà été attribués et le nombre de points déjà obtenus à cette date.

Gestion des mots de passe :

Avant de pouvoir prendre la saisie de sa course, Il est possible de demander à l'abonné son mot de passe .

Pour activer la gestion des mots de passe, cocher sur modifier et saisir son mot de passe.

En Mono : le même mot de passe sera exigé pour toutes les adresses

En Multi : le mot de passe exigé sera différent selon les adresses

Si le mot de passe doit être changé, il peut être programmé à partir d'une date/heure. Il sera automatiquement validé le programme automate d'exploitation S05.

Facturation CPAM

Pour utiliser la facturation, l'abonné doit avoir, entre autres, la spécifité PRC code 98. En saisissant le N° de dossier créer dans AKOSCPAM, un lien est effectué entre la course et le compte CPAM et la course sera déversé la nuit suivante en automatique dans le compte CPAM de l'abonné.

(Voir documentation Module facturation CPAM.)

Onglet 2- Alerte du client (gestion des envois SMS)

Les services d'alertes permettent au client qui y souscrit, de recevoir en temps réel des SMS l'information en temps réel de 3 états de la course:

- Confirmation d'office: Quand le client est autorisé de ne pas rester en ligne après avoir effectué sa demande de taxi, il reçoit un SMS de confirmation de sa course.

- Retard Chauffeur: Quand le chauffeur annonce un retard au central via Aramus, un SMS est envoyé au client qui attend sa voiture.

- Chauffeur sur place: Quand le chauffeur annonce un 'Sur place' au central via Aramus, un SMS est envoyé au client qui attend sa voiture.

Pour chacune des 3 fonctions, il faut définir:

- Téléphone mobile:

Y'a t'il un Numéro de mobile d'envoi par défaut des SMS ? si la zone est remplie, le N°téléphone est préchargé en saisie d'appel dans la zone mobile. Il peut être modifié par l'opératrice. IL sera exploité pour l'envoi du SMS.

Saisie d'appel

- Mode paramétrage téléphone mobile:

mono: Le téléphone est chargé quelque soit l'adresse de l'abonné sélectionné.

multi: Un téléphone par adresse peut être saisi.

- Autoriser l'envoi de SMS vers un numéro non national: (O)ui/(N)on

Pour chacun des 3 évènements:

mono: les paramètres définis dans l'adresse ' 1' s'imposent à l'ensemble des adresses du client.

multi: chaque adresse du client est paramétrable.

- Activer la fonction: envoyer ou non des SMS (cocher/décocher)

- Service de messagerie:

0 - Aucun: Le service est désactivé

1- SMS: Le service 'envoi SMS' est activé

- Format du message:

Il est possible de personnaliser les SMS envoyés au client: Dans la zone 'Format du message', appuyez sur les touches Alt+F1

Une fenêtre 'mise à jour du contenu des SMS' apparaît et présente les SMS crées pour ce client.

Chaque client possède ses propres messages personnalisés.

pour créer un nouveau message cliquez sur 'nouveau'

Une fenêtre apparait:

Saisissez:

- 1 numéro de message: de '001' à'999'

- Saisissez un texte en insérant les informations de la course: cliquez sur le bouton correspondant à l'information ou en ajoutant le mot-clef:

Mot Clef: Information

- #MA# : Marque du véhicule

- #MO#: modèle du véhicule

- #CO#: couleur du véhicule

- #CR#: code radio du véhicule

- #DA#: délai d'approche du véhicule

- #DL#: Délai retard du véhicule

- #CT#: Nom de votre central d'appel

- #IM#: immatriculation du taxi

(Vous pouvez vérifier le nom du central envoyé dans supervision > Sélection de Société > Zone: Raison sociale)

- cliquer sur le bouton "sélectionner" pour attribuer le numéro de message à votre texte.

- Vous pouvez modifier/supprimer tous messages que vous avez précédemment crées.

- Modifiable par l'opérateur (O)ui/(N)on

Oui: En réclamation, le message a envoyer est accessible par l'opérateur de saisie: le texte du SMS peut être modifié avant d'être envoyé.

Une boite de dialogue apparaît après avoir confirmé le choix de réclamation.

Non: Le texte du SMS ne peut être modifié par l'opérateur de réclamation.

Onglet 3 - Exclusions de chauffeurs souhaitées

L'abonné peut exclure certains chauffeurs, ou certaines spécificités, pour sa course.

Saisir alors les numéros des chauffeurs ou les codes des spécificités concernés.

A la distribution de la course, celle ci vérifiera les critères saisis ci-dessous.

Exclusions des chauffeurs :

En mono : le chauffeur sera exclu pour toutes les adresses de l'abonné

En multi : les chauffeurs exclus changent en fonction des adresses.

Exclusions des spécificités :

En mono : la spécificité sera exclu pour toutes les adresses de l'abonné

En multi : les spécificités exclues changent en fonction des adresses.

Onglet 4 - Saisie Distante - spécificités

Saisie d'appel distant

Activer la saisie distante

O : l'abonné peut saisir lui même les courses à distance. cf la doc

N : n'autorise pas l'abonner à saisir lui même les courses à distance.

Quand on autorise la saisie à distance, il est possible de limiter l'utilisation de spécificités .

Saisir alors les spécificités qui lui sont exclues