Gestion des réservations

Présentation

Il existe 2 types de saisie de réservations:

- La réservation temporaire: Une saisie de course pour une réservation unique

- La réservation permanente: Une saisie de course pour sortir 1 fois par semaine- principe d'une course récurente (ex:tous les jeudi à 15 heures)

La réservation temporaire

Création

il faut saisir un appel avec l’ensemble des informations concernant le client et sa course puis:

- Choisissez 'Temporaire'

- Sélectionnez la date de réservation

- Saisissez la date souhaitez de réservation (il est possible d'enregistrer entre J et J+90- paramètre modifiable).

- Saisissez l'heure de distribution de la course aux chauffeurs: Cette heure inclut donc le temps moyen nécessaire au chauffeur pour aller charger le client.

Appuyez sur F12

- Un récapitulatif de la course s'affiche: Il doit relu au client pour s'assurer que les informaitons précédemment saisies sont correctes.

Puis confirmer la course par F12

Le message de confirmation indique le temps d’anticipation calculé par le système en fonction des paramètres du secteur de l'adresse de prise en charge.

Il indique aussi le N° de réservation de la course qui doit être donné au client si il avait besoin de modifier sa course

Modification

Si le client rappelle, celui donne d'abord son numéro de réservation

L'opérateur appuie sur la touche F4 et la fenêtre suivante apparaît:

Il saisit le n° de réservation: si celui ci a été oublié par le client, il est possible de rechercher la réservation par (le code abonné, le N° de téléphone,le nom et la date& l'heure).

En cliquant à droite sur l'icone de recherche (bleue), la réservation apparaît avec le texte (TMP-temporaire).

En faisant ENTRER, la course s'affiche et peut être modifiée totalement ou partiellement.

La réservation permanente

Création

Tout comme la réservation temporaire, il faut commencer par saisir un appel avec l’ensemble des informations concernant le client et sa course puis:

- Choisissez 'Permanente'. Une fenêtre apparaît

- Saisissez la période pendant laquelle la course doit être distribuée (par défaut: 1 an est proposée à partir de la date du jour)

- Choisissez en fonction des jours de la semaines, les horaires de prise en charge du client: Cette heure doit inclure le temps moyen nécessaire au chauffeur pour aller charger le client.

- Si des périodes de non distribution existent (vacances scolaires, arrêt du service etc...), les période d'exclusions doivent être saisies: Les dates sont dates incluses.

Appuyez sur F12

- Un récapitulatif de la course s'affiche: Il doit relu au client pour s'assurer que les informations précédemment saisies sont correctes.

- La date de première sortie de la ourse doit être vérifiée à ce moment. En cas d'erreur faites Echap(ESC) pour effectuer une modification de votre saisie.

Puis confirmer la course par F12

Le message de confirmation indique le temps d'anticpation calculé par le système en fonction des paramètres du secteur de l'adresse de prise en charge.

Il indique aussi le N° de réservation de la course qui doit être donné au client si il avait besoin de modifier sa course.

Modification

Si le client rappelle, celui donne d'abord son numéro de réservation

L'opérateur appuie sur la touche F4 et la fenêtre suivante apparait:

Il saisit le n° de réservation: si celui ci a été oublié par le client, il est possible de rechercher la réservation par (le code abonné, le N° de téléphone,le nom et la date& l'heure).

En cliquant à droite sur l'icone de recherche (bleue), la réservation apparait avec le texte (JEU-Répétitive tous les Jeudi).

En faisant ENTRER, la course s'affiche et peut être modifiée totalement ou partiellement.

A savoir: C'est après avoir distribué la course (servie ou annulée) que la course est préparée pour la sortie suivante. Elle prend alors en compte les périodes d'exclusions saisies dans la course. Si la date de fin de course est atteinte, la course est automatiquement annulée.